Google Drive

Cara Membuat Share Link Google Drive

Bagi yang kesehariannya sering menjelajah internet mungkin sudah tidak asing dengan Google Drive. Sesuai dengan namanya, aplikasi ini dirilis Google sebagai layanan penyimpanan file. Kecepatan akses layanan ini dikenal lebih mumpuni sehingga dipilih banyak orang.

Anda bisa menggunakan akun gmail yang dimiliki untuk menyimpan berbagai file. Tidak sekedar menyimpan, Anda juga bisa membagikannya kepada pengguna lain dengan mudah.

Bagaimana caranya? Berikut ulasan cara membuat share link Google Drive lengkap.

Cara Membuat Link Google Drive

Adanya layanan penyimpanan ini banyak membantu berbagai pihak melakukan sharing file. misalnya di bidang bisnis, pendidikan, maupun untuk kebutuhan pribadi. Hal ini tak lepas dari semakin meningkatnya aktivitas daring yang dilakukan.

Misalnya pembelajaran secara online yang akan lebih mudah memanfaatkan layanan dari perusahaan Google ini. Kapasitas awal yang disediakan secara gratis pun cukup besar, yaitu sekitar 15 GB. Cukup besar bukan? Apalagi jika hanya digunakan untuk sharing file berukuran kecil.

Namun, Anda bisa menambahkan kapasitas Google Drive sampai 1 TB. Caranya adalah dengan melakukan upgrade ke versi G Suite Business. Sesuai dengan namanya, layanan ini merupakan versi premium yang sangat cocok digunakan di bidang bisnis.

Melakukan upgrade dan berlangganan bisa membuat Anda mendapat akses penyimpanan tak terbatas. Bahkan bisa digunakan oleh 4 pengguna sekaligus, masing-masing pengguna mendapatkan 1 TB untuk menyimpan file.

Sebagian besar pengguna Google Drive sebenarnya sudah mengetahui adanya link penyimpanan file. Namun, bagi yang pertama kali menggunakannya mungkin agak sedikit kebingungan. Sebelum melakukan share link, Anda perlu membuat link Google Drive terlebih dahulu.

  • Login akun Google yang dimiliki.
  • Buka website Google Drive (drive.google.com).
  • Klik tombol Baru, kemudian opsi Upload File.
  • Pilih berkas yang ingin Anda masukkan, tunggu proses upload sampai selesai.
  • Setelah berhasil diupload, klik kanan pada file tersebut.
  • Pilih opsi Dapatkan Link Yang Bisa Dibagikan.
  • Aktifkan tombol Berbagi agar link share segera dibuat, biasanya akan tersalin otomatis. Jika belum, Anda bisa menyalin ulang.
  • Buka tab browser baru, klik Paste.
  • Sekarang berkas Anda sudah bisa dibagikan.

Langkah-langkah di atas jika berhasil Anda ikuti akan menghasilkan tampilan default berupa halaman ‘view’. H

alaman tersebut merupakan tampilan awal dengan ciri warna dasar hitam, mungkin Anda cukup sering melihatnya.

Pada dasarnya, halaman tersebut sama saja seperti halaman biasa/reguler saat membuka browser. Namun, kelebihan tampilan default ini bisa memberikan peringatan “Kuota Terlampaui” kepada pengguna. Dengan demikian, hal tersebut bisa segera diatasi.

Namun, jika Anda mendapati memori penyimpanan selalu penuh untuk file. Sebaiknya segera melakukan update kapasitas. Tidak ingin membeli layanan premium? Tenang, ada cara lain yang bisa dilakukan.

Meskipun cara ini hanya berlaku untuk file foto dan video, tentunya tetap bermanfaat terutama untuk sharing file maupun penyimpanan. Berikut cara-cara mudahnya :

  • Masuk ke menu Setting pada akun Google Drive yang dimiliki.
  • Klik pilihan Upload size for photo and vides uploades on the web only.
  • Klik menu High quality (free unlimited storage).

Mengatur akun G Drive seperti langkah-langkah di atas, maka akan lebih bebas menyimpan data berupa video dan foto. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi memikirkan kapasitas penyimpanan yang sewaktu-waktu bisa penuh.

Selain itu, cara ini disediakan Google secara gratis sehingga tidak ada alasan lagi kesulitan back up maupun sharing file. Apalagi di zaman yang teknologi sudah berkembang semakin canggih. Setiap orang seolah ‘wajib’ memahami fitur sharing file yang bertebaran dan banyak digunakan.

Hal tersebut bukanlah tanpa alasan, mengingat pembelajaran secara online pun saat ini bukanlah hal yang asing lagi.

Oleh sebab itu, memahami cara membuat share link Google Drive bisa dibilang pengetahuan wajib yang perlu dipahami karena banyaknya manfaat di dalamnya.

Cara Share Link Google Drive

Cara pertama di atas bisa Anda ikuti dengan mudah, namun halaman yang dihasilkan adalah berupa halaman view. Sebenarnya, hal tersebut bukanlah suatu masalah. Tergantung selera masing-masing pribadi saja.

Terkadang, pengguna menginginkan link file Google Drive berada di halaman reguler seperti pada browser. Bagaimana cara membuatnya? Anda perlu mengubahnya terlebih dahulu, langkah-langkahnya ternyata cukup mudah seperti yang akan dijelaskan di bawah ini.

Cara ini sebenarnya mirip ketika Anda hendak mengatasi limit Google Drive. Jika limit layanan penyimpanan ini belum sesuai, Anda perlu masuk dulu dari halaman reguler ke halaman view. Namun, kali ini langkah-langkahnya dibalik dan cukup mudah diikuti.

Contoh link yang akan di share adalah sebagai berikut :

https://drive.google.com/file/d/1qHJybcYflKRYbOajRTCw_MY0Uj_7dh1y/view?usp=sharing

Perhatikan pada bagian yang dibold merupakan ID dari file yang dibagikan. Silakan salin terlebih dulu ID tersebut.

URL dasar untuk membukanya di halaman reguler adalah sebagai berikut :

https://docs.google.com/uc?export=download&id=KodeID

Tambahkan ID file di bagian belakang URL dasar tersebut sehingga diperoleh link berikut ini :

https://docs.google.com/uc?export=download&id=1qHJybcYflKRYbOajRTCw_MY0Uj_7dh1y

Setelah itu, paste ke tab browser baru dan buka.

Secara otomatis, file tersebut akan mengarah ke halaman reguler.

Sebenarnya terdapat satu cara lain yang lebih singkat dan bisa Anda coba. Langkah ini mengharuskan Anda menggunakan fitur situs tertentu. Misalnya situs gdurl.com yang menyediakan layanan ini.

Caranya cukup melakukan paste link di kolom yang disediakan lalu tunggu beberapa saat. Biasanya tidak membutuhkan waktu lama, Anda tinggal menyalin hasilnya saja. Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh sebagai berikut :

Pada halaman awal gdurl masukkan link Google Drive yang telah dibuat.

Link asli : https://docs.google.com/file/d/0B7t_ss8qPpS3Q2x0LTk0dzcxdDg/edit?usp=sharing

Menjadi : http://gdurl.com/9ydY

URL tersebut sudah berhasil dipendekkan dengan gdurl, tampak lebih simple dan mudah diingat bukan?

Cara Membuat Link bit.ly Google Drive

Seringkali ketika hendak membagikan link berkas Google Drive rasanya terlalu panjang. Link seperti itu sulit diingat pengguna lain selain cukup memakan tempat. Oleh karena itu, Anda bisa memendekkannya terlebih dahulu.

Salah satu yang sering digunakan adalah bit.ly. Situs ini bekerja dengan sederhana untuk memendekkan URL file yang Anda buat. Berikut langkah-langkah mudahnya.

  • Pertama, buka situs bit.ly di halaman browser Anda.
  • Salin URL file Google Drive pada halaman view maupun reguler. Misalnya menggunakan link yang telah dibuat sebagai berikut :
    https://drive.google.com/file/d/1qHJybcYflKRYbOajRTCw_MY0Uj_7dh1y/view?usp=sharing
  • Klik pilihan Shorten, maka hasilnya akan lebih pendek menjadi:
    https://bit.ly/31PUGH8
  • Anda bisa langsung menyalinnya ke tab browser baru, dan link tersebut tetap mengarahkan Anda menuju file Google Drive yang dibuat.

Cara Mengirim Link Google Drive ke WhatsApp

Selain untuk menyimpan dan back up file penting, pengguna juga banyak yang menggunakan Google Drive untuk sharing ke WhatsApp. Seperti yang sudah diketahui, WhatsApp merupakan salah satu platform yang banyak digunakan baik untuk bisnis maupun mengirim pesan sehari-hari.

Mudahnya mengirim file G Drive membuat banyak pihak merasa terbantu. Bagi Anda yang sedang membutuhkan tutorial ini, caranya cukup mudah. Hal terpenting adalah Anda harus memiliki alamat email aktif yang terhubung dengan Google Drive.

Selain itu, membagikan URL file Drive yang dimiliki juga memungkinkan akses lebih baik. Khususnya ke platform chat yang banyak digunakan saat ini. Apalagi kalau bukan WhatsApp? Saat ini, sharing file ke WA seperti sudah hal yang lazim dilakukan banyak orang di berbagai bidang.

Lalu, bagaimana cara mengirim link G Drive ke WhatsApp? Berikut ulasan lengkapnya.

Menggunakan Google Drive versi Desktop

  • Cara ini bisa dilakukan jika Anda sedang menggunakan PC atau laptop. Buka browser dan kunjungi halaman drive.google.com.
  • Pastikan Anda telah melakukan login dengan akun Google aktif yang dimiliki.
  • Setelah login, Anda akan mendapati seluruh berkas dan folder yang sudah tersimpan dalam Google Drive.
  • Jika belum ada sama sekali, Anda bisa membuat folder baru dengan klik pilihan New di sebelah kiri atas halaman.
  • Menu drop-down akan muncul, klik Folder.
  • Jika Anda ingin mengunggah folder yang sudah tersimpan, klik Folder Upload.
  • Kemudian akan muncul pop-up yang mengharuskan Anda memberi judul atau nama folder baru yang telah dibuat. Anda bisa menyesuaikannya dengan keinginan.
  • Setelah memilih folder, tekan Enter.
  • Tak butuh waktu lama, folder baru tersebut akan langsung muncul di di daftar file Google Drive Anda.
  • Jika yang ingin mengunggah file tanpa folder, maka pilihan yang harus Anda klik adalah File Upload.
  • Setelah berhasil, pastikan Anda memilih file atau folder yang tepat untuk dibagikan ke WhatsApp.
  • Klik pilihan Get share able link yang berada di bagian kanan atas.
  • Kemudian salin link tersebut, dan lakukan Paste di aplikasi WhatsApp. Anda dapat menempelkannya di room chat, grup, maupun menjadikannya status WhatsApp.

Menggunakan Google Drive versi Mobile

Selain versi desktop, mengirim link Google Drive ke WhatsApp juga bisa dengan versi aplikasi mobilenya. Baik untuk OS Android maupun iOS. Caranya sendiri mirip seperti yang sudah dijelaskan pada versi desktop.

  • Buka aplikasi Google Drive pada smartphone masing-masing.
  • Klik ikon “+” dan pilihan Upload.
  • Kemudian pilih file yang ingin Anda unggah pada tampilan file browser yang disediakan.
  • Klik Open, untuk memilih lebih dari satu file, maka Google Drive akan secara otomatis mengunggahnya.
  • Setelah file berhasil terupload, klik pilihan Get share able link.
  • Salin link file tersebut dan Anda langsung bisa melakukan paste di WhatsApp.

Bagi Anda yang lebih senang membagikan file Google Drive langsung di WhatsApp, ternyata sekarang ada caranya. Hal ini karena pihak WhatsApp sendiri sudah mendukung fitur pengiriman dokumen yang sudah diperbarui layaknya Google+.

Fitur tersebut ialah “Browse other docs” yang memungkinkan penggunanya membagikan file dari Google Drive. Cara menggunakannya pun cukup muda. Ketika hendak mengirim file, klik Browse other docs dan pilih dokumen dari akun Google Drive Anda.

File G Drive yang didukung antara lain format PDF, sheets, dan presentasi. Selain itu, file yang dikirim juga bisa dikonversikan terlebih dahulu ke format PDF sebelum mengirimkannya.

Cara Mengubah Nama Link Google Drive

Seringkali panjangnya URL file Google Drive merupakan masalah bagi sebagian orang.

Biasanya hal ini terjadi dalam kegiatan surat menyurat di perkantoran atau instansi lainnya. Link yang terlalu panjang sulit diingat bagi orang lain sehingga tidak efektif.

Oleh karena itu, penggunaan layanan Shortener URL merupakan solusi jitu mengatasinya.

Layanan ini bisa memperpendek URL yang panjang menjadi lebih mudah dan ramah untuk konsumen.

Selain itu, masih ada beberapa manfaat dari URL Shortener untuk berbagai jenis link. Termasuk link file yang terhubung ke Google Drive.

Manfaat URL Shortener untuk Link

• Kustomisasi Nama URL

Fitur ini merupakan yang sering dimanfaatkan dan cukup penting bagi banyak orang. Meskipun tidak semua URL Shortener menyediakannya. Oleh karena itu, Anda dapat menyimak rekomendasinya yang akan dijelaskan selanjutnya.

Melakukan kustomisasi URL memungkinkan Anda mendapatkan link sesuai keinginan. Misalnya melakukan branding pada bagian link yang dibuat. Tidak hanya itu, kustomisasi nama URL pada dokumen Drive juga tak kalah bermanfaat.

Bahkan bisa mendapatkan lebih banyak klik dibanding URL pendek biasa atau yang tidak diedit sama sekali.

• Bisa Mendeteksi Performa Link

Cukup banyak URL Shortener yang memberikan fitur melacak performa suatu link. Adanya fitur ini, pengguna jadi bisa melihat laporan CTR dan lokasi mana saja yang melakukan klik pada URL yang dibuat dan lain-lain.
Cara ini bisa dijadikan trik mengetahui performa digital marketing agar lebih baik lagi kedepannya.

• Link Lebih Mudah Diingat

URL yang panjang memang tidak mudah dihafalkan, tidak percaya? Coba Anda bandingkan mana yang lebih mudah diingat antara :

https://drive.google.com/file/d/1qHJybcYflKRYbOajRTCw_MY0Uj_7dh1y/view?usp=sharing

atau link berikut ini :

https://bit.ly/PemesananHijab

Selain lebih mudah diingat, URL yang tidak terlalu panjang juga dapat meminimalisir kesalahan pengetikkan. Perlu diingat, kesalahan satu huruf saja pada link dapat membuatnya tidak bisa diakses. Atau dikenal dengan istilah broken link.

Apa efek dari broken link? Ternyata akibatnya cukup fatal. Kesalahan ini dapat membuat halaman situs Anda tidak bisa diakses siapapun bahkan kehilangan traffic pengunjung. Sungguh kesalahan kecil berakibat besar bukan?

• Terlihat Lebih Bisa Dipercaya

Ketika Anda membagikan link atau URL yang panjang, akan tampak kurang profesional dalam pandangan orang lain. Bahkan tak sedikit yang menganggapnya kurang bisa dipercaya.

Mengapa demikian? Hal ini karena efek banyaknya campuran karakter dalam link sehingga membuat orang terasa asing. Orang lain pun bisa jadi tidak berminat mengklik link tersebut. Menggunakan URL Shortener dapat mengubah link menjadi lebih jelas dan enak dipandang siapapun.

Link yang tampak jelas tentunya dapat membuat orang-orang lebih yakin untuk mengkliknya.

• Sangat Cocok untuk Berbagai Platform Sosial Media

Seperti yang sudah diketahui banyak orang, platform sosial media biasanya memiliki aturan batas karakter yang bisa diketikkan. Misalnya LinkedIn yang mengizinkan sekitar 600 karakter dan Twitter sebanyak 280 karakter.

Jadi, Anda perlu memperhatikan jumlah karakter pada link agar bisa diposting dalam media sosial tertentu. Dengan demikian, memendekkan atau mengubah nama link terlebih dahulu merupakan ide yang cemerlang bukan?

Sebenarnya, ada banyak layanan Shortener URL yang bisa Anda coba untuk Google Drive, antara lain sebagai berikut :

1. Bit.ly

Bit.ly merupakan layanan shortener URL yang paling banyak digunakan. Begitu pula ketika penggunanya hendak mengubah nama URL menjadi lebih pendek. Kelebihannya Anda bisa membuat akun tetap bisa diperpendek sebanyak mungkin.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan akun gratis yang bisa dimanfaatkan untuk bisnis online. Misalnya pada fitur pelacak CTR dan kustomisasi URL. Terdapat pula fitur Enkripsi URL sehingga link bisnis online Anda lebih aman.

2. Tiny URL

Shortener URL ini bisa digunakan secara gratis. Bahkan link Google Drive Anda bisa aktif selamanya tanpa adanya masalah broken link. Selain itu, Anda juga bisa memperpendek tanpa mengunjungi websitenya langsung, melainkan bisa melalui toolbar.

3. Rebrandly

Anda bisa melakukan kustomisasi link dengan domain kesukaan secara leluasa. Selain itu, terdapat segudang fitur lainnya yang dapat menunjang kemajuan sebuah bisnis online. Misalnya pengaturan analytics, kadaluwarsa link, dan membuat QR Code.

4. Gg.gg

GG.gg memiliki tampilan yang sangat sederhana. Bahkan bagi pemula sekalipun akan dengan mudah memahami fitur memperpendek URL di dalamnya.

5. Tiny.cc

Pemendek URL ini bisa digunakan secara gratis, namun hanya bagian memperpendek link saha. Jika hendak berlangganan, harganya pun lebih murah.

Biaya berlangganan Tiny.cc cukup dengan 5 dolar dan Anda pun bisa menikmati fitur tambahan di dalamnya. Misalnya melihat CTR, kustomisasi URL, dan lain-lain.

6. BL.INK

Shortener URL ini menawarkan versi gratis yang hampir seluruh fiturnya bisa diakses. Namun, terdapat batasan untuk satu pengguna sekitar 1.000 klik saja.

7. T2M

T2M memberikan tampilan dashboard yang disuguhi berbagai statistik. Tujuannya adalah untuk melakukan analisis terhadap performa link yang Anda buat. Selain itu, Anda juga bisa melakukan kustomisasi kapan URL akan mencapai tanggal kadaluwarsanya.

8. Polr

Tidak hanya sekedar URL Shortener, Polr juga merupakan self-hosting dimana Anda bisa membuat domain sendiri untuk kebutuhan branding. Menariknya, fitur ini bisa Anda nikmati secara gratis.

Anda bisa menggunakan salah satu URL Shortener di atas untuk mengubah nama link Google Drive yang telah dibuat. Salah satu yang sering digunakan adalah bit.ly. Mungkin Anda juga sudah tidak asing dengan sebuah link yang terdapat bit.ly.

Berikut cara-cara mengubah nama link G Drive yang bisa dicoba dengan beberapa URL Shortener.
Mengubah Link dengan Bit.ly

Selain bisa memperpendek URL, bit.ly juga memungkinkan penggunanya mengubah atau melakukan kustomisasi nama link. Termasuk URL pada file Google Drive. Berikut langkah-langkah mudahnya :

• Buka situs bit.ly pada browser masing-masing.

• Lakukan login atau registrasi jika Anda belum memiliki akun.

• Klik menu Create, lalu Paste Long URL Google Drive.

• Pada bagian ini, Anda bisa melakukan kustomisasi sesuai keinginan. Tampilan akan muncul dan Anda bisa mengubah nama link pada kolom TITLE dan CUSTOMIZE BACK-HALF.

• Bagian Title menunjukkan pengenalan judul dokumen G Drive. Berikut contohnya :
https://bit.ly/3aA5Wt7 → http://bit.y/FormPemesananShaqillaHijab

Adanya kustomisasi tersebut tentunya sangat membantu para pebisnis online. Anda tidak perlu repot-repot membagikan link satu per satu melalui media sosial. Link yang telah diberi keterangan juga dapat mempermudah konsumen membeli suatu produk secara online.

Mengubah Link dengan Tiny.cc

Mau langkah yang lebih mudah? Tiny cc adalah jawabannya. Anda bisa mengubah link file Google Drive tanpa harus melakukan registrasi terlebih dahulu. Pada dasarnya, Tiny.cc memang menyediakan opsi registrasi.

Namun, hal tersebut tidak perlu dilakukan jika Anda hanya ingin mengubah nama link. Berbeda jika pengguna hendak memanfaatkan fitur lainnya. Misalnya statistik data yang bisa menunjukkan berapa orang yang sudah mengklik URL yang diperpendek atau diubah namanya.

Karena tidak perlu registrasi, caranya pun sangat mudah. Anda tinggal mengunjungi situs Tiny.cc tempel URL G Drive yang akan diperpendek. Namun, sebaiknya sekalian saja Anda membuat akun. Hal ini sangat bermanfaat ketika pengguna hendak melakukan kustomisasi lebih lanjut.

Bahkan layanan ini juga menyediakan layanan history yang bisa dilihat. Dengan demikian, Anda bisa melihat URL mana saja yang sudah dibuat. Namun jika hanya menggunakan sesaat, maka rasanya tidak perlu melakukan registrasi.

Mengubah Link dengan Gg.gg

Situs ini dapat mengubah link Google Drive tanpa login. Tampilannya sangat simple, begitu pula dengan cara menggunakannya.

• Buka website resmi gg.gg

• Tempelkan URL Google Drive yang sudah dibuat pada kolom yang tertera.

• Untuk mengubah nama URL sesuai keinginan, centang bagian Customize Link.

• Masukkan kata kunci atau kata yang ingin ditambahkan di belakang URL.

• Klik Shorten URL.

• Tidak butuh waktu lama, URL Google Drive Anda sidah siap digunakan.

Mengubah Link dengan S.id

Langkah-langkah di atas adalah cara mengubah link G Drive dengan URL Shortener asing/luar negeri. Padahal, situs lokal juga menyediakan layanan memperpendek dan mengubah nama URL.

Salah satu yang cukup bagus digunakan adalah PANDI. Pada dasarnya, PANDI merupakan penyedia domain, namun juga memiliki layanan URL Shortener yang dikenal dengan nama S.id. Layanan ini cukup oke secara tampilan, lumayan user friendly dan mudah digunakan.

• Buka situs S.id pada browser masing-masing.

• Pastekan link Google Drive yang Anda miliki pada kolom yang disediakan .

• Hasilnya akan secara otomatis keluar, yaitu URL yang lebih pendek.

Langkah di atas belum selesai, karena tujuan Anda adalah untuk mengubah nama link Google Drive sesuai keinginan.

Oleh karena itu S.id mengharuskan penggunanya melakukan registrasi agar bisa melakukan kustom nama link, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

• Pada halaman awal situs, klik bagian Mendaftar dengan Google.

• Silahkan Anda masukkan akun Google atau email, lalu buat kata sandi.

• Setelah berhasil mendaftar, lakukan login.

• Pilih menu Ganti, lalu klik Sesuaikan.

• Pada bagian ini, Anda sudah bisa menyesuaikan nama URL Google Drive sesuai keinginan.

Cara-cara di atas bisa Anda pilih dan sesuaikan dengan kebutuhan. Pada dasarnya, cara manapun bisa membuat link Anda lancar digunakan. Namun, perbedaannya terletak pada kemudahannya. Apakah sebuah URL Shortener mengharuskan registrasi atau tidak.

Namun, agar penggunaan lebih nyaman, disarankan untuk melakukan registrasi. Hal ini karena mungkin Anda akan mempergunakan URL Shortener lebih sering. Terutama bagi pelaku bisnis online maupun yang lainnya.

Cara Membuat Google Drive Bersama

Tidak hanya sekedar sebagai media penyimpanan atau berbagi file. Google Drive juga memungkinkan Anda untuk melakukan kolaborasi dokumen bersama.

Bagi Anda yang ingin melakukan kolaborasi dan sharing dokumen online secara aman, berikut langkah-langkah mudahnya :

• Kunjungi situs https://drive.google.com pada browser Anda

• Login dengan alamat email aktif dan masukkan password.

• Piih menu New untuk mulai membuat folder baru. Pada bagian ini, Anda bisa mengupload folder atau file yang sudah ada. Bisa juga dengan pilihan lainnya, misalnya Google Docs, Google Slides, Google Sheets, dan Google Form.

• Pada tahap ini, Anda bisa memulai dokumen baru dan berkolaborasi melalui pilihan Share yang terdapat pada setiap dokumen yang dibuat pada Google Drive.

• Beberapa opsi yang bisa dimanfaatkan dalam media sharing ini misalnya :

a. Can Edit : melakukan kolaborasi dan revisi dokumen secara online.

b. Can Comment : bisa memberi komentar, namun tidak dapat melakukan revisi dokumen.

c. Can View : hanya bisa melihat dokumen tanpa melakukan copy maupun print dokumen.

Opsi yang disediakan Google Drive tersebut bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Terutama ketika melakukan kolaborasi dimana terdapat informasi sensitif di dalamnya. Oleh karena itu, aktifkanlah opsi secara bijak sebagai bagian dari proteksi dokumen.

Terkait kolaborasi dokumen ini, Google telah menambahkan fitur baru khusus pengguna Drive. Fitur tersebut merupakan bagian dari Google Apps for Work, yaitu Acces Checker.

Google Apps for Work untuk Google Drive Bersama

Beberapa dokumen yang disimpan di Drive mungkin mengandung informasi penting yang sensitif. Informasi tersebut mungkin bukan merupakan konsumsi publik sehingga hanya untuk diakses beberapa pihak saja.

Kini, Google menyediakan fitur khusus yang bisa mendeteksi siapa saja yang membagikan dokumen tersebut secara diam-diam. Tentunya di luar orang-orang yang telah diberi izin akses. Deteksi tersebut bisa dilihat dari link atau tombol share dokumen yang ada di Google Drive.

Namun, hal ini bisa dilihat jika Anda mencentang bagian ‘Allow Public Sharing”. Fitur ini akan membantu Anda lebih waspada terhadap proteksi dokumen. Selain itu, memberikan extra warning saat melakukan sharing dokumen juga penting diperhatikan.

Terutama saat ada pihak luar atau yang tidak berkepentingan hendak mengambil informasi dalam dokumen. Lalu, bagaimana menggunakan Access Checker pada menu Setting? Berikut langkah-langkah mudahnya untuk Anda.

• Masuk ke akun Google Anda.

• Pilih menu Admin Console.

• Klik pilihan Google Apps.

• Pilih pengaturan untuk Drive.

• Pada bagian ini, pilih Sharing Settings.

Cara Upload File ke Google Drive Orang

Mengupload file ke Drive orang perlu mendapatkan izin akses pengguna. Caranya adalah dengan berkolaborasi atau saling berbagi dengan rekan kerja atau teman Anda. Dengan demikian, perubahan sekecil apapun dalam dokumen, Anda bisa mengetahuinya.

Pengguna pun bisa melacaknya dengan transparan jika ada bagian yang diubah atau ditambahkan. Anda perlu mengaktifkan pilihan melihat, berkomentar, atau mengedit dokumen. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan bersama teman kolaborasi.

Berikut cara-cara memberikan akses Google Drive kepada pengguna lain agar bisa mengupload dokumen.

• Buka Google Drive dengan akun gmail aktif Anda.

• Kemudian, pilih berkas yang ingin dibagikan.

• Klik kanan pada file yang dipilih, lalu klik Bagikan.

• Akan muncul secara otomatis link yang bisa dibagikan ke pengguna lainnya.

• Caranya cukup atur akses link yang dibagikan sesuai dengan kebutuhan.

• Agar bisa menyesuaikan pengaturan lainnya, silahkan klik Lainnya.

• Pada bagian ini, akan muncul beberapa opsi lainnya yaitu :

a. Aktif-publik di web : jika Anda menginginkan semua pengguna Drive di internet dapat mengakses dokumen yang dibagikan.

b. Aktif-siapa saja yang memiliki link : dipilih jika Anda menginginkan siapa saja bisa mengakses setiap link dokumen yang dipilih.

c. Nonaktif-orang tertentu : bagian ini dipilih ketika Anda hanya ingin membagikannya ke pengguna tertentu saja.

• Setelah memilih siapa saja yang dapat mengakses dokumen yang dibagikan, selanjutnya mengatur jenis akses seperti apa yang bisa dilakukan. Pilihannya adalah dapat melihat, dapat berkomentar, dan dapat mengedit.

• Jika sudah mengatur seluruhnya, klik Simpan.

• Ketika hak akses sudah diatur demikian, pengguna pun bisa mengedit atau menambahkan file pada Drive tersebut.

• Saat mengakses dokumen, Anda cukup klik Edit atau Upload file yang bisa ditambahkan.

Selain memberikan hak akses dengan pengaturan, Anda juga bisa melakukannya dengan mengirim link secara langsung ke pengguna Google Drive lain. Caranya pun cukup mudah dan bisa dijadikan alternatif, yaitu sebagai berikut :

• Upload file ke Google Drive seperti cara di atas.

• Kemudian, akan muncul pilihan Share dimana Anda perlu mengetikkan alamat email tujuan.

• Setelah itu, atur jenis hak aksesnya. Apakah pengguna lain hanya dapat melihat atau membaca file, dapat memberikan komentar, atau dapat mengedit dokumen. Jika semuanya sudah disesuaikan, tinggal klik Kirim.

Berbagi dokumen dengan Google Drive memang bisa menjadi solusi jitu untuk melakukan kolaborasi dalam berbagai bidang. Misalnya di bidang bisnis, pendidikan, maupun dokumen pribadi. Lalu bagaimana jika gagal mengupload file ke Drive orang karena kesalahan format?

Tidak perlu khawatir, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini agar aktivitas kolaborasi dokumen lebih optimal. Misalnya ketika hendak mengirimkan sebuah Google Docs ke pengguna lain yang tidak menggunakan Google Drive.

Anda hanya perlu melakukan Export File atau bisa juga menyimpannya dengan format lain. Beriktu cara-cara yang bisa diikuti.

Upload File dengan Ekstensi Berbeda

Langkah Pertama

• Buka berkas yang ingin dieksport pada dokumen kolaborasi Google Drive.

• Pilih File, kemudian Download as.

• Akan muncul secara otomatis jenis ekstensi file yang bisa dipilih.

• Kemudian Anda bisa memasukkan pengguna mana yang akan dikirimkan file tersebut. Untuk ekstensi file yang disediakan adalah sebagai berikut :

a. Google Docs : .doc, .pdf, .txt, .html, .odt, .rtf, dan .epub.

b. Google Slides : .pptx, .svg, .pdf, .jpg, .png, dan .html.

c. Google Sheets : .xlsx, .csv, .ods, .pdf, .html, .tsv.

d. Google Drawings : .jpg, .svg, .pdf, dan .png.

Langkah Kedua

Caranya adalah dengan memilih ekstensi file dokumen apa yang ingin disimpan di Google Drive. Setelah itu, dokumen akan mendownload secara otomatis ekstensi yang dipilih. Anda pun sekarang dapat mengirim atau menyimpan file berbagai format di Drive dengan mudah.

Upload Dokumen ke Website

Anda juga bisa melakukan upload dokumen yang terhubung dengan Google Drive dalam bentuk Google Docs ke web. Caranya adalah dengan menyimpannya dengan ekstensi file lain, misalnya dalam bentuk format .pdf.

Bagaimana pun juga Google Docs pada Drive ampuh menunjukkan perubahan dokumen secara update. Dengan demikian, setiap perubahan yang dilakukan dapat dengan mudah mengekspornya ke halaman web. Bagaimana caranya? Berikut cara-cara mudahnya untuk Anda.

• Buka file Drive yang ingin diupload ke sebuah website.

• Pilih File, kemudian Publish to the Web.

• Setelah itu, jendela pop up Publish to the web akan otomatis muncul.

• Pilih Publish.

• Kemudian akan muncul pop up untuk memastikan apakah Anda yakin akan mempublishnya.

• Klik OK.

• Sebuah menu Publish to the web akan tampil, pilihan menu ini meliputi sebuah link Drive yang akan diterbitkan ke web. Selain itu, terdapat pula pilihan untuk membagikan URL Drive tersebut ke berbagai platform media sosial.

• Selain itu, Anda juga bisa mengatur apakah file Google Drive yang diupload dapat otomatis diperbarui atau tidak.

• Caranya adalah dengan klik panah di sebelah kiri Published Content and Settings.

• Jika Anda ingin memperbarui dokumen tersebut sewaktu-waktu dan diterbitkan kembali, cukup pilih Automatically republish when changes are made.

• Pastikan pembaruan otomatis tersebut sudah Anda centang.

• Jika ingin berhenti melakikan pembaruan, cukup klik Stop publishing, lalu OK.

• Akan muncul konfirmasi apakah Anda benar-benar akan berhenti membuat pembaruan otomatis pada dokumen atau tidak.

• Kemudian klik OK.

Informasi lainnya : Google Classroom!

Demikian informasi yang bisa saya tuliskan mengenai cara membuat share link google drive, semoga bermanfaat!

Wahyu Blahe
Wahyu Blahe Guru SEO, Digitalpreneur, Public Speaker, Konsultan Digital Marketing, Blogger Medan | WA: 085261199133