Marketing

Komunikasi Bisnis Yang Efektif

Komunikasi bisnis merupakan hal penting dalam pelaksanaan usaha atau bisnis. Bentuknya dapat berupa komunikasi verbal atau non verbal. Sedangkan dalam segi isi dapat berupa ide, gagasan atau informasi.

Penerapannya sendiri dapat dilakukan secara personal maupun impersonal.

Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan. Karena setiap karyawan, manajer maupun pimpinan harus mampu melakukannya.

Pengertian Komunikasi Bisnis Secara Luas

Komunikasi dalam bidang ini secara umum diartikan sebagai proses berbagi informasi antara orang di dalam dan di luar bisnis. Kegiatan tersebut dikatakan efektif apabila karyawan dan manajemen berhasil mencapai tujuan bisnis.

Komunikasi bisnis termasuk dalam kategori ilmu terapan. Sehingga tidak hanya penting untuk menyampaikan isi. Namun juga cara penyajian opsi atau ide baru kepada orang yang bersangkutan.

Opsi atau ide baru, perencanaan bisnis, membuat keputusan, pencapaian kesepakatan, pengiriman dan pemenuhan pesanan membutuhkan kegiatan berbagi informasi yang efektif serta efisien untuk mencapai kesuksesan penjualan.

Semua kegiatan yang terlaksana secara sistematis merupakan dampak positif dari adanya komunikasi bisnis. Hal tersebut dimulai dari kegiatan paling dasar seperti berbagi informasi antar karyawan hingga pihak luar seperti vendor.

Banyak ahli yang berpendapat mengenai proses pertukaran informasi tersebut. William Big menyatakan bahwa komunikasi tersebut merupakan pertukaran informasi, gagasan, pendapat, instruksi yang punya target tertentu.

Dihidangkan secara personal maupun impersonal melalui lambang atau sinyal. Begitulah definisi yang dikemukakan oleh William Big.

Berbeda lagi dengan Djoko Purwanto. Menurutnya, komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis.

Bentuknya dapat bermacam-macam. Seperti verbal atau non verbal. Kegiatan tersebut dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Definisi dari William Big dan Djoko Purwanto ini cukup mirip dalam beberapa bagian.

Banyak sekali faktor yang mempengaruhi komunikasi bisnis, mulai dari komunikator, pesan, media, komunikan hingga efek. Hal-hal tersebut mempengaruhi proses dan dampak dari komunikasi antar manusia.

Sehingga perlu dilakukan evaluasi setiap sudah melakukan kegiatan tersebut. Karena aktivitas terkait tidak selalu bisa berhasil meski sudah dirancang dengan baik. Juga perlu mengantisipasi beberapa hal.

Berbagai Tujuan dari Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tujuan dari komunikasi bisnis yang hendak dicapai dari pelaksanaan kegiatan tersebut.

Yaitu memberi informasi (informing), melaksanakan persuasi (persuading), melakukan kolaborasi (collaborating) dan melakukan integrasi (Integrative) dengan audiens.

Memberi Informasi

Di dalam makalah komunikasi biasanya memuat tujuan dari komunikasi ini. Salah satunya adalah memberi informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Baik pihak di dalam perusahaan maupun luar perusahaan.

Contoh kasus komunikasi bisnis dan penyelesaiannya ialah perusahaan membutuhkan karyawan baru.

Pemimpin perusahaan mengarahkan pembuatan iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio dan internet. Melalui kegiatan tersebut, pemimpin perusahaan menyampaikan informasi.

Mengenai perusahaan yang membutuhkan karyawan baru. Sedangkan pilihan media yang digunakan mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing.

Pihak manager dapat memilih media yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Melaksanakan Persuasi (Persuading)

Tidak hanya dari makalah, Anda juga bisa mendapatkan teori mengenai tujuan ini melalui buku komunikasi bisnis.

Tujuan selanjutnya ialah melaksanakan persuasi kepada pihak lain agar informasi yang disampaikan dapat dipahami audiens.

Kebutuhan akan persuasi ini umumnya terdapat dalam negosiasi bisnis. Setiap pihak perlu memamahi prinsip win-win solution. Sehingga kedua belah pihak merasa diuntungkan atas negosiasi tersebut.

Melakukan kolaborasi (collaborating)

Tujuan selanjutnya adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama dengan pihak lain. Kerja sama dapat dilakukan dengan perusahaan domestik atau perusahaan asing. Disinilah letak pentingnya komunikasi bisnis lintas budaya.

Setiap pihak harus memahami gambaran umum budaya dari pihak lain. Sehingga proses komunikasi dapat berjalan lancar dengan kesepahaman yang sama.

Kerja sama antar negara saat ini sudah bukan hal sulit berkat adanya teknologi.

Melakukan Integrasi (Integrative)

Komunikasi lintar negara dapat dilaksanakan hanya melalui perangkat seperti smartphone. Pertukaran informasi dapat dilakukan menggunakan email.

Tidak harus melakukan pertemuan langsung untuk menjalin kerja sama.

Rangkaian Proses dalam Komunikasi Bisnis

Pesan yang disampaikan oleh sumber baik itu individu maupun kelompok dalam aktivitas ini membutuhkan langkah pertama berupa ideation. Ideation ialah penciptaan gagasan atau pemilihan informasi yang dilaksanakan oleh sumber.

Hal tersebut menjadi landasan pesan yang hendak disampaikan kepada pihak lain. Anda bisa mengamati proses ini dalam kaitan korespondensi dengan kegiatan komunikasi bisnis. Sehingga bisa lebih memahami proses.

Langkah berikutnya ialah encoding. Pada langkah ini, sumber melakukan penerjemahan informasi atau gagasan ke dalam suatu wujud tertentu.

Wujud tersebut dapat berupa kata, lambang atau tanda. Wujud ini akan menyalurkan informasi kepada orang lain.

Dalam komunikasi bisnis, pesan merupakan alat yang digunakan oleh sumber untuk menyampaikan gagasan dalam bentuk bahasa lisan, tulisan, isyarat, ekspresi wajah atau gambar.

Bentuk yang digunakan bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan.

Langkah berikutnya dalam proses ini adalah penyampaian pesan yang sudah disandi (encode). Sumber telah menyampaikan pesan kepada pihak lain dengan cara tertentu.

Misalnya melalui cara bicara, menulis, menggambar atau tindakan lain.

Pada langkah ini, Anda mengenal istilah channel atau saluran. Yakni alat-alat untuk menyampaikan pesan. Saluran pada komunikasi lisan ialah tatap muka, radio dan telepon. Sementara saluran tertulis ialah televisi, kaset, video dan lainnya.

Langkah keempat komunikasi bisnis ialah mengalihkan perhatian kepada si penerima pesan. Apabila pesan bersifat lisan, maka penerima wajib menjadi pendengar yang baik.

Apabila penerima tidak mendengar maka pesan tidak tersampaikan.

Dalam proses ini, penerima perlu melaksanakan decoding. Yakni memberikan penafsiran atas pesan yang disampaikan oleh sumber. Pemahaman adalah kunci utama dalam pelaksanaan decoding.

Kemudian penerima bisa memberikan feedback kepada sumber.

Teori dalam Kajian Komunikasi Bisnis

Teori dalam aktivitas ini berkaitan dengan etika. Etika sangat dibutuhkan dalam pengelolaan dan pengembangan bisnis. Etika sendiri dapat diartikan sebagai adat istiadat atau pola pikir yang dianut oleh sekelompok orang atau masyarakat.

Teori Kewajiban atau Deontologisme

Di dalam makalah komunikasi bisnis, mungkin Anda tidak akan asing dengan berbagai teori. Salah satunya adalah teori yang disampaikan oleh Immanuel Kant.

Teori ini menyatakan bahwa seseorang akan melakukan pekerjaan secara maksimal.

Apabila pekerjaan tersebut merupakan kewajiban. Jika bukan kewajiban, maka umumnya seseorang tidak akan melakukan pekerjaan dengan baik. Misalnya saja customer service yang selalu tersenyum dan ramah ketika bekerja.

Meski banyak hal yang terjadi, ia tetap menunjukkan senyum dan keramahannya pada pelanggan. Hal ini karena keramahan sudah menjadi kewajiban dalam menjalankan pekerjaan. Sehingga tidak boleh diabaikan.

Teori Manfaat atau Utilitarianisme

Teori dalam komunikasi bisnis berikutnya ialah mengenai manfaat. Sebuah pengiriman informasi dikatakan baik apabila memberikan manfaat bagi orang lain. Sehingga memberi kebahagiaan bagi banyak orang.

Misalnya saja pemberian gaji karyawan terjadi keterlambatan. Maka pihak terkait harus melakukan komunikasi dengan karyawan agar mereka memahami hambatan yang terjadi. Sehingga tidak terjadi kerusuhan.

Secara garis besar, fungsi dari aktivitas ini adalah untuk meraih keberhasilan dalam bisnis. Tanpanya, berbagai masalah bisa terjadi. Mulai dari permasalahan karyawan, pelanggan hingga laba. Oleh karena itu, penguasaan komunikasi bisnis penting untuk dilakukan.

Klik 2x Selengkapnya

Wahyu Blahe

Guru SEO, Blogger Medan, Public Speaker, Digitalpreneur, Konsultan Digital Marketing | WA: 085261199133

Artikel Lainnya

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to top button